Politiques

Cette politique d’inscription est établie par l’équipe de gestion du contingent (EGC) et s’applique à tous les membres actuels ou éventuels du contingent canadien. Elle a pour but de fournir des informations sur le processus d’inscription et les conditions qui y sont associées.

Code de conduite

Tous les membres du contingent canadien devront accepter un code de conduite pour l’événement lors de leur inscription. Un code de conduite plus complet et plus approfondi sera présenté à l’automne 2025, et tous les membres du contingent canadien seront tenus de l’accepter.

Assurance voyage et santé

Une partie des frais servira à souscrire une assurance voyage et une assurance maladie pour tous les membres du contingent canadien. Cette assurance est obligatoire pour tout le monde, et personne n’est autorisé de s’y soustraire même s’il a déjà une couverture santé à l’étranger.

Inscription adulte

Les adultes postuleront pour participer au Jamboree mondial en tant que chef d’unité de patrouille (CP) ou membre de l’équipe de service international (ÉIS – parfois appelée offre de service). Il y a un nombre limité de places pour les bénévoles adultes, qui est contrôlé par le comité organisateur du Jamboree. Le nombre d’adultes (y compris les ÉIS) ne peut pas dépasser le nombre de jeunes. Il y aura un processus de sélection pour tous les bénévoles qui nécessitera une entrevue et une référence de leur commissaire de groupe actuel.

La EGC se réserve le droit de rejeter les candidats adultes et sera tenue de fournir une explication au candidat. Un remboursement complet sera effectué.

Il y a un nombre limité de points CP, ce qui est directement lié au nombre de patrouilles formées dans le contingent canadien. Tout candidat à un poste CP qui n’est pas accepté se verra offrir le choix de passer à un rôle ÉIS. Si le candidat n’est pas intéressé à participer en tant qu’IÉIS tous les paiements seront remboursés.

Conditions d’adhésion

Les scouts canadiens qui participent au 26e Jamboree scout mondial devront s’inscrire auprès du contingent canadien et non directement auprès du Jamboree lui-même.

Tous les membres du contingent canadien devront être membre en règle de Scouts Canada ou à l’Association des Scouts du Canada valide jusqu’à la fin de l’événement.

Calendrier de paiement

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Politique de paiement et de remboursement

Il s’agit de la politique de paiement établie par l’équipe de gestion du contingent (EGC) pour tous les membres du contingent canadien participant au 26e Jamboree scout mondial. Cette politique s’applique à tous les jeunes et adultes inscrits à la conférence de Scouts Canada ou de l’Association des Scouts du Canada.

Mode de paiement

Tous les paiements seront effectués par débit préautorisé (DPA), aucun paiement par carte de crédit ou par chèque ne sera accepté. Les DPA ne fonctionnent que pour les comptes de chèques ou d’épargne. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus de DPA, communiquez avec votre institution financière ou visitez le site www.cdnpay.ca.

Premier paiement

Le premier paiement sera retiré le 24 juillet ou le 14 août 2025, selon la date d’inscription. Toute personne s’inscrivant à l’événement après le septembre 30 2025, sera tenu d’effectuer tous les paiements effectués jusqu’à cette date sous forme de premier paiement forfaitaire. Le paiement initial de 1 000 $ comprend un dépôt non remboursable de 300 $.

¹Réduction pour les inscriptions hâtives

Les personnes admissibles au rabais pour inscription anticipée seront informées après leur inscription et le rabais de 100 $ sera appliqué à leur avant-dernier paiement en avril 2027.

²Paiement final

Fixer les frais deux ans avant un événement est un défi car il existe de nombreuses variables. D’ici mars 2027, les frais de déplacement, les efforts de collecte de fonds et certains bureaux de change seront connus. L’EGC déterminera si la totalité ou seulement une partie du paiement final de juin 2027 sera requise. Cette information sera communiquée dans l’avis de paiement d’avril 2027.

Une fois le Jamboree terminé et que toutes les factures ont été payées, s’il y a un solde positif dans le compte du contingent canadien WSJ27, il y aura un remboursement à tous les participants en pourcentage des frais payés. C’est ce qui a été fait après le WSJ19 et le WSJ23

Date des paiements

Les dates de paiement sont indiquées dans le calendrier ci-dessus. Tous les paiements seront effectués le jeudi, avec une notification envoyée par e-mail à l’adresse e-mail enregistrée associée au fichier le mardi de la semaine précédente.

Ne vous attendez pas à voir le retrait à 8h00 jeudi matin ! La plupart des institutions financières traiteront le DPA vendredi, mais les petites coopératives de crédit ou les petites succursales rurales peuvent prendre un jour ou deux de plus.

Paiements insuffisants/modification des informations bancaires

Vous êtes responsable de vous assurer que des fonds suffisants sont dans votre compte et de toutes les conséquences qui en découlent. Scouts Canada, l’Association des Scouts du Canada et la EGC ne sont pas responsables des frais d’insuffisance de fonds (FNR) prélevés par votre institution bancaire. En cas de problème avec votre retrait, un membre de notre équipe prendra contact avec vous. Veuillez informer le personnel de EGC au moins une semaine avant le retrait de tout paiement si vos informations bancaires ont changé par courrier électronique [email protected].

Politique de remboursement – À LIRE ATTENTIVEMENT

L’EGC doit couvrir tous les frais encourus au nom du Comité du Jamboree (EGC). Nous donnerons suite à votre demande en tant qu’engagement et, sur la base de cette promesse, nous effectuerons des dépôts non remboursables en votre nom. Tout remboursement aux participants sera net de l’acompte non remboursable et des frais effectués jusqu’à la date d’annulation de votre inscription, qui doivent être faits par écrit à [email protected].

En cas d’annulation du 26e Jamboree scout mondial en raison de circonstances indépendantes de la volonté de l’organisateur – appelées force majeure – l’organisation du Jamboree ne sera pas tenue de rembourser les frais. Dans de telles situations, cependant, après que les frais encourus ont été couverts et que les comptes ont été clôturés, l’Organisation du Jamboree remboursera la partie restante des frais payés par le Contingent national.

Une assurance voyage sera souscrite pour tous les participants dans le cadre du forfait de voyage. En cas d’annulation d’un événement ou d’autres situations similaires, certains frais peuvent être récupérés par le biais de réclamations d’assurance voyage. Les détails de la couverture d’assurance voyage seront fournis au moment de l’achat.

Les retraits médicaux seront évalués au cas par cas et seront aussi généreux que possible. Les demandes de retrait médical doivent être accompagnées d’une note du médecin.

Politique de rapatriement

Tout membre du contingent renvoyé chez lui pour des raisons disciplinaires ou pour ne pas avoir respecté le code de conduite établi avant la fin du Jamboree sera responsable de tous ses frais de déplacement payés au moment du rapatriement et ne sera admissible à aucun remboursement.

Substitutions

Les substitutions sont autorisées. Exemple : Si le coentrepreneur A décide de se retirer en janvier 2026, mais L’aventurier B veut y assister, trois choses doivent se produire. (1) Courriel de la famille de l’aventurier A cc à la famille de l’aventurier B au registraire du Jamboree expliquant le retrait et la substitution. (2) Le registraire du Jamboree confirmera aux familles A et B les paiements effectués à ce jour. Les familles doivent gérer le remboursement. (3) Le registraire du Jamboree enverra à la famille B le calendrier de paiement restant et demandera des renseignements bancaires. Veuillez noter que l’aventurier B ne sera considéré comme un participant qu’une fois le prochain paiement reçu. Les substitutions ne sont permises qu’entre le même type de participant (p. ex., De jeune à jeune ou d’ÉIS à ÉIS). La date limite pour les remplacements est le 31 décembre 2026.

Personne n’est laissé pour compte

Assister à un Jamboree Scout Mondial (JSM) est une occasion unique dans une vie, mais c’est aussi une proposition coûteuse. L’EGC ne veut pas que le manque de financement empêche les jeunes méritants de participer et a mis de côté des fonds pour aider les jeunes participants. On s’attend à ce que les subventions soient un coup de main, et non un passe-droit. Nous offrons des subventions financières de 500 $ aux jeunes méritants. Les membres adultes du contingent ne sont pas admissibles à l’aide financière. Des renseignements sur la façon de présenter une demande seront fournis à tous les jeunes inscrits en février 2026.

Notes supplémentaires

• Vous êtes invités à payer la totalité des frais en une seule fois si vous le souhaitez. Veuillez communiquer avec le registraire à l’adresse suivante : [email protected].

• Personne n’est considéré comme pleinement inscrit tant que ses paiements ne sont pas à jour selon le calendrier ci-dessus. Si plusieurs paiements sont manqués, l’équipe de EGC communiquera avec la personne inscrite pour déterminer si elle sera en mesure de participer à l’événement.

• Les frais d’inscription sont considérés comme un forfait complet et personne n’est autorisé à se retirer d’une partie des frais (ex. assurance maladie, vols, kit d’urgence, pré-camp).
• Comptes de groupe : Si un groupe souhaite payer à partir d’un compte de groupe afin de regrouper les fonds collectés, il est autorisé à le faire. Pour ce faire, l’inscrit peut fournir les informations bancaires du groupe lors de l’inscription. Toutes les autres conditions relatives à la disponibilité du fonds s’appliqueront toujours.

Cette politique est établie par l’Équipe de gestion du contingent (EGC) et s’applique à tous les membres du contingent canadien participant au 26e Jamboree scout mondial.

Police d’assurance

Tous les participants devront avoir une assurance voyage et une assurance maladie internationale pour la durée de l’expérience du jamboree. Il n’y a aucune exception à cette politique, même si un participant a déjà un régime de santé au travail ou une autre couverture. Cette assurance fera partie du forfait de voyage souscrit auprès d’une agence de voyages engagée pour travailler avec le CMT et est incluse dans les frais de participation.

Politique de dérogation et déplacements avant le Jamboree

Tous les membres du contingent sont tenus de quitter le Canada ensemble par les moyens réservés par l’agence de voyages sous contrat. Aucune arrivée anticipée ou demande de séjour en Europe avant le jamboree ne sera approuvée. Il s’agit de s’assurer que l’OMC est en mesure de soutenir les membres du contingent pendant leur voyage.

Voyage après le Jamboree

Les membres du contingent sont invités à passer du temps en Europe après la fin du jamboree. Tous les frais associés aux voyages autres que le vol vers le Canada seront à la charge du membre du contingent et peuvent être organisés directement avec l’agence de voyages sous contrat. L’assurance voyage et l’assurance maladie peuvent continuer de s’appliquer, mais l’assurance responsabilité civile ne s’appliquera plus après le départ du jamboree. Les membres du contingent seront responsables des exigences supplémentaires en matière de visa pour visiter des pays autres que la Pologne. Les jeunes participants qui souhaitent rester en Europe après le jamboree devront être accompagnés d’un parent, d’un tuteur ou d’un autre adulte désigné à l’aéroport de Gdansk à la fin du jamboree pour assumer la responsabilité du jeune membre.

TLa politique de santé et de sécurité est établie par l’équipe de gestion du contingent (EGC) pour le contingent canadien et s’applique à tous les membres du contingent canadien. Il vise à fournir des mesures qui assureront le bien-être émotionnel et physique de tous les participants.

Code de conduite

Un code de conduite du contingent sera élaboré à l’automne 2025 et tous les membres du contingent devront l’accepter. Le code de conduite vise à établir une base de comportement attendue par tous les membres du contingent, qu’ils interagissent avec des Canadiens ou d’autres participants au jamboree. Le code de conduite s’appliquera à toutes les activités précédant le camp et le jamboree.

Autres politiques

Au cours du pré-jamboree et du jamboree lui-même, les membres du contingent seront soumis aux politiques et aux normes de l’OMMS et du jamboree qui peuvent différer de celles de Scouts Canada et de l’Association des Scouts du Canada. Les lois locales s’appliqueront également à tous les membres du contingent. L’équipe s’assurera que tous les membres du contingent connaissent les coutumes et les lois locales avant de quitter le Canada.

Incidents de santé et de sécurité sur le site du Jamboree

Tout événement lié à la santé ou à la sécurité qui se produit sur le site du Jamboree devra être signalé à l’équipe de gestion du Jamboree (EGM) et à l’OMMS L’équipe « À l’abri du danger » doit veiller à ce que la gestion appropriée des incidents et à ce que toute personne d’un autre contingent reçoive un soutien approprié. Les détails de l’incident seront également partagés avec Scouts Canada ou l’Association des Scouts du Canada, au besoin.

Politique de rapatriement

Si un membre du contingent canadien n’est plus médicalement apte à continuer à participer ou s’il est réputé avoir commis une violation du Code de conduite du contingent, de la politique de l’OMMS ou de la loi locale, il peut être tenu d’être rapatrié prématurément du jamboree.

Tous les frais de voyage seront facturés directement au membre du contingent s’il est rapatrié prématurément. Il peut s’agir des vols, du train, du bus, des repas et des frais annexes. Dans ce cas, aucun remboursement ne sera accordé pour les expériences manquées du Jamboree. Il n’y a pas de processus d’appel pour ce type de décision.

Incidents liés à la santé et à la sécurité lors d’événements pré-camp ou pré-Jamboree

Tout incident de santé et de sécurité lors d’un pré-camp ou d’un pré-jamboree sera signalé par les mécanismes établis par l’Organisation Nationale du Scoutisme (ONS) appropriée.

L’équipe de gestion du contingent canadien (EGC), en tant que représentante de Scouts Canada et de l’Association des Scouts du Canada, s’engage à protéger la vie privée de ses participants et appuie une politique générale de transparence sur la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels.

Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, « nous » fait référence à l’équipe de gestion du contingent canadien en tant que représentants de Scouts Canada et de l’Association des Scouts du Canada qui sont responsables de gérer tous les éléments de la participation du Canada au 26eJamboree mondial du scoutisme en Pologne en 2027. Pour planifier et se rendre au jamboree, l’équipe de coordination des arts du Canada confiera l’entraînement à des entreprises à l’extérieur de Scouts Canada et de l’Association des Scouts du Canada. Ces entreprises comprendront des agences de voyages et des fournisseurs approuvés de marchandises contingentes. Ces sociétés extérieures sont appelées « sociétés agréées ».

 Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, les « renseignements personnels » désignent les renseignements concernant une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse ou du numéro de téléphone d’affaires d’un employé d’une organisation.

Le présent énoncé de confidentialité a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels que nous pouvons recueillir en remplissant des formulaires ou en fournissant autrement des renseignements afin de participer au Jamboree ou à des événements connexes, ou par l’intermédiaire de notre site Web. Que ce soit vous-même ou au nom de votre fils, de votre fille ou de votre pupille, en participant à nos événements ou en utilisant notre site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) et, le cas échéant, des renseignements personnels vous concernant, de ceux de votre fils, de votre fille ou de votre pupille conformément aux conditions générales suivantes.

Cette déclaration de confidentialité explique également comment vous pouvez nous contacter si vous avez une question sur, si vous souhaitez modifier ou supprimer des informations personnelles que nous détenons sur vous ou, le cas échéant, sur votre fils, votre fille ou votre pupille. Nous vous recommandons vivement de prendre le temps de lire cette déclaration de confidentialité et de la conserver pour référence future.

 Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons

L’OMC recueille des renseignements personnels afin de sélectionner les candidats à la participation et d’aider à organiser efficacement et en toute sécurité des activités et des événements liés au Jamboree. Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter, les coordonnées (telles que le nom, l’adresse, l’adresse électronique et les numéros de téléphone), l’âge, les compétences et le niveau de scolarité, les antécédents professionnels, l’expérience de bénévolat, une preuve d’identité (comme une signature), une vérification des antécédents judiciaires, des références et des renseignements sur les problèmes de santé, les allergies et les médicaments.

 L’OMC recueillera également des renseignements financiers tels que des renseignements sur les cartes de crédit ou des renseignements bancaires afin de permettre le paiement des frais d’inscription au Jamboree ou des marchandises liées à l’événement.

Commentnous utilisons vos informations personnelles

Les renseignements personnels recueillis par l’OMC ne seront utilisés qu’à des fins liées au jamboree ou aux événements qui y ont précédé. L’OMC utilisera vos coordonnées pour permettre la communication entre les membres de chaque unité et pour communiquer avec vous par le biais d’envois postaux, de bulletins d’information, d’annonces d’événements à venir et d’opportunités.

L’OMC utilisera les renseignements sur la santé afin d’assurer la réponse appropriée à toute situation de santé qui pourrait survenir lors de nos activités ou événements. L’OMC et ses entreprises sous contrat n’utilisent les informations financières que pour effectuer une transaction de marchandise ou pour payer les frais liés au jamboree.

Quand nous divulguons vos informations personnelles

L’OMC divulguera vos renseignements personnels à d’autres organisations, mais uniquement aux organisations affiliées à l’OMC, à Scouts Canada, à l’Association des Scouts du Canada et au Comité organisateur du 26e Jamboree scout mondial. La divulgation de vos renseignements personnels aux fins du Jamboree comprendra :

1. À des entreprises sous contrat autorisées aux fins de réservation de voyages ou d’achat et d’expédition de marchandises éventuelles.
2. Au Comité d’Organisation du 26e Jamboree Scout Mondial aux fins d’inscription et de participation au Jamboree
3. À d’autres organisations au sein de Scouts Canada ou de l’Association des Scouts de Canada, comme le Scoutisme en sécurité.

L’OMC peut partager des renseignements personnels avec des tiers dont les services sont engagés pour l’aider à vous fournir des services ou pour réaliser une ou plusieurs des fins décrites ci-dessus. Il est interdit à ces fournisseurs de services d’utiliser ces renseignements personnels à d’autres fins que de fournir cette assistance et sont tenus de protéger les renseignements personnels divulgués par l’OMC et de se conformer aux principes généraux de confidentialité décrits dans le présent énoncé de confidentialité. seront transférés à l’extérieur du Canada aux fins de la participation au Jamboree et seront assujettis aux lois et règlements de la juridiction où les renseignements sont transférés. Vous trouverez de plus amples renseignements sur la politique de confidentialité du comité organisateur du Jamboree et les lois applicables à l’adresse suivante :https://www.jamboree2027.org/privacy-policy/ 

 L’OMC se réserve le droit de divulguer des renseignements personnels à un tiers si une loi, un règlement, un mandat de perquisition, une assignation à comparaître ou une ordonnance d’un tribunal l’exige ou l’autorise légalement.

Connaissance et consentement

L’OMC recueille des renseignements personnels vous concernant ou, le cas échéant, votre fils, votre fille ou votre pupille uniquement lorsque vous les fournissez volontairement. En règle générale, nous demanderons le consentement pour l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être demandé après que les renseignements ont été recueillis, mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque nous voulons utiliser les informations à des fins non identifiées précédemment).

La forme de consentement que nous sollicitons, y compris s’il est explicite ou implicite, dépendra en grande partie de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne dans les circonstances. Lorsque vous remplissez un formulaire d’inscription, par exemple, vous impliquez que nous pouvons utiliser ces informations aux fins pour lesquelles vous avez rempli le formulaire. Nous n’utiliserons pas ces informations à d’autres fins, sauf avec votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales (telles que des renseignements conservés protégeant Scouts Canada ou l’Association des Scouts de Canada de toute responsabilité) et d’un préavis raisonnable. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez [email protected] envoyer un courriel ou communiquer avec votre conseil ou les bureaux nationaux. Nous vous informerons des conséquences du retrait du consentement, le cas échéant.

L’OMC n’exige pas, comme condition de participation, que vous consentiez à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins explicitement spécifiées et légitimes pour lesquelles les renseignements sont fournis.

Comment nous protégeons vos informations personnelles

L’OMC déploie tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis auprès de vous sont protégés contre la perte et l’accès non autorisé. Cette protection s’applique aux renseignements stockés sous forme électronique et papier. L’accès à vos renseignements personnels est limité à certains bénévoles de l’OMC, aux employés de Scouts Canada ou de l’Association des Scouts de Canada, le comité organisateur du Jamboree et les entreprises contractantes qui soutiennent le Jamboree. De plus, l’OMC, au nom de Scouts Canada et de l’Association des Scouts de Canada, utilise des techniques de sécurité de l’information généralement reconnues, telles que des pare-feu, des procédures de contrôle d’accès et la cryptographie, pour protéger les renseignements personnels contre la perte et l’accès non autorisé.

Conservation de vos informations personnelles

L’OMC et le comité organisateur du Jamboree conserveront vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans certains cas, il est nécessaire de conserver les renseignements personnels plus longtemps, afin de protéger Scouts Canada ou l’Association des Scouts de Canada de toute responsabilité en cas de différend.

Site internet

Si vous visitez le site Web du contingent canadien et que vous ne fournissez pas activement de renseignements personnels, Scouts Canada stocke tout de même automatiquement certains renseignements, par l’intermédiaire du placement d’un fichier texte appelé « témoin » dans le répertoire du navigateur du disque dur de votre ordinateur. Le témoin ne peut être lu par aucun site Web autre que celui qui les a configurés. Si vous choisissez de modifier votre navigateur pour désactiver les témoins, Certaines pages de ce site Web peuvent ne pas fonctionner correctement. 

Scouts Canada ne recueillera et ne stockera que les renseignements suivants concernant votre visite sur notre site Web : 

1. Le domaine Internet à partir duquel vous avez accédé au site Web ; 
2. Le type de navigateur et de système d’exploitation que vous utilisez ; 
3. La date et l’heure de votre visite ; 
4. Les pages du site Web que vous visitez ; et 
5. Si vous avez accédé à un autre site Web à partir du site Web, l’adresse de ce site. 

Scouts Canada utilise ces renseignements pour compter le nombre de visiteurs sur les différentes pages Web de Scouts Canada, afin de rendre le site plus utile pour nos membres et visiteurs. Vous devez savoir que les exploitants de sites Web liés peuvent également recueillir vos renseignements personnels (y compris les informations générées par l’utilisation de cookies) lorsque vous vous connectez à leurs sites Web. Scouts Canada n’est pas responsable de la façon dont ces tiers recueillent, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels, il est donc important de vous familiariser avec leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir vos renseignements personnels. 

Modifications de la présente déclaration de confidentialité

La CMT se réserve le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité à tout moment.

Nous contacter

Si vous avez des questions au sujet de la déclaration de confidentialité de l’OMC ou si vous avez des raisons de croire que Scouts Canada n’a peut-être pas respecté cette déclaration de confidentialité, vous pouvez communiquer avec l’OMC au [email protected] ou avec les bureaux nationaux de Scouts Canada ou de l’Association des Scouts de Canada.